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Nebenkostenabrechnung prüfen

Häufig sind Betriebskostenabrechnungen in Deutschland fehlerhaft. Wir erklären, wonach Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen können, um mögliche Fehler zu entdecken, und was dann zu tun ist.

Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen

1. Ist die Abrechnung formell korrekt?

Folgende Mindestangaben muss die Betriebskostenabrechnung gemäß § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) enthalten, damit sie formell korrekt ist: 

Anhand dieser Mindestangaben ist es dem Mieter möglich, seine Nebenkostenabrechnung zu prüfen und seinen Anteil nachzuvollziehen. Fehlt eine dieser Angaben oder sind sie fehlerhaft, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam. Der Vermieter hat dann Zeit, die Formfehler innerhalb der Abrechnungsfrist von zwölf Monaten zu korrigieren. Versäumt er diese, hat er keinen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen.

Wichtig: Stand im Abrechnungszeitraum eine Wohnung zwischenzeitlich leer, darf der Vermieter die Nebenkosten dafür nicht auf die Mieter umlegen. Er muss selbst dafür aufkommen.

2. Hat der Vermieter die Frist eingehalten?

Der Vermieter ist gemäß § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, die Jahresabrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter zu versenden. Maßgeblich ist dabei das Datum, an dem der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat. Verpasst der Vermieter den Stichtag schuldhaft, sind alle Ansprüche auf Nachforderungen verwirkt.

Gut zu wissen: Versendet er die Abrechnung per Post und liefert diese den Brief zu spät aus, ist der Vermieter trotzdem für die Verspätung verantwortlich. 

3. Wurde der richtige Abrechnungszeitraum abgerechnet?

Mieter sollten die Nebenkostenabrechnung auch dahingehend prüfen, ob der richtige Abrechnungszeitraum abgerechnet wurde. Es ist gesetzlich festgelegt, dass dieser zwölf Monate betragen muss. Wird dieser Zeitraum überschritten, liegt ein Formfehler vor – die Nebenkostenabrechnung ist dann unwirksam.

Im Ausnahmefall kann der Abrechnungszeitraum auch weniger als zwölf Monate betragen. Zieht ein Mieter beispielsweise im März ein und wird nach Kalenderjahr abgerechnet, beträgt der Abrechnungszeitraum im ersten Jahr zehn Monate.

4. Wurden die richtigen Nebenkosten abgerechnet?

Im Mietvertrag ist festgelegt, welche Nebenkosten auf die Mieter umgelegt und über die Betriebskostenvorauszahlung abgerechnet werden. Deshalb sollten Mieter nachprüfen, ob die abgerechneten Posten mit den vereinbarten übereinstimmen. In der Regel haben sie alle umlagefähigen Nebenkosten laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu tragen. Es kann aber auch vorkommen, dass im Mietvertrag konkret einzelne Posten aufgeführt werden. In diesem Fall muss der Mieter auch nur diese bezahlen.

Werden in der Betriebskostenabrechnung „sonstige Betriebskosten” abgerechnet, müssen diese im Mietvertrag wie in der Abrechnung konkret genannt werden. Ist dies nicht der Fall, kann der Mieter die Bezahlung verweigern. 

Tipp: Mieter sollten vor allem die Wartungskosten genauer unter die Lupe nehmen. Hier verbergen sich häufig Fehler, beispielsweise wenn der Vermieter neben Wartungskosten auch Instandsetzungs- oder Reparaturkosten abrechnet. Diese sind jedoch vom Vermieter zu tragen und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

5. Welchen Verteilerschlüssel hat der Vermieter verwendet?

Mieter sollten in der Nebenkostenabrechnung außerdem prüfen, welcher Verteilerschlüssel verwendet wurde. Dieser muss ebenfalls im Mietvertrag festgelegt sein. Wichtig: Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Abrechnung der Heizkosten gerichtet werden. Hier darf der Vermieter nicht nach eigenem Ermessen abrechnen, sondern muss sich an die gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) halten. 50 bis 70 Prozent müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Hält sich der Vermieter nicht daran, darf der Mieter laut § 12 HeizkostenV eine Kürzung der Kosten um 15 Prozent vornehmen.

6. Entspricht die Höhe der Nebenkosten dem Wirtschaftlichkeitsgebot?

Laut § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter verpflichtet, bei der Betriebskostenabrechnung das Wirtschaftlichkeitsgebot einzuhalten. Haben Mieter eine begründete Vermutung, dass die Nebenkosten zu hoch angesetzt sind, sollten sie Einsicht in die Originalbelege der Abrechnung fordern. Aber: Ein Anrecht auf Kopien haben Mieter nur in Ausnahmenfällen – beispielsweise, wenn die Hausverwaltung ihren Sitz in einer anderen Stadt hat.

Dass die Nebenkosten zu hoch angesetzt sind, müssen Mieter nachweisen können.

Beispiel: Der Vermieter hat eine Hausmeisterfirma beauftragt und legt die Kosten dafür auf die Mieter um. Liegt die Vermutung nahe, dass die Firma überteuert ist, kann der Mieter ein Konkurrenzangebot als Nachweis vorlegen.

Info: Gegen eine hohe Nachzahlung aufgrund von zu niedrig angesetzten Vorauszahlungen können Mieter nicht vorgehen. Der Vermieter ist nicht dazu verpflichtet, die Zahlungen in der entsprechenden Höhe anzusetzen, außer im Mietvertrag wurde festgehalten, dass die Nebenkosten angemessen berechnet wurden.

Bei Fehlern: Widerspruch einlegen!

Haben Mieter Fehler entdeckt, können sie gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Dafür haben sie zwölf Monate nach Eingang der Abrechnung Zeit. Zwar gibt es keine formalen Vorgaben für den Widerspruch, jedoch ist es dringend zu empfehlen, ihn schriftlich einzureichen. Außerdem sollten Mieter sicherstellen, dass der Vermieter das Widerspruchsschreiben auch erhalten hat – beispielsweise durch eine persönliche Übergabe unter Zeugen oder den Versand per Einschreiben.

Unser Merkblatt zu den „Sechs häufigsten Fehlern in der Nebenkostenabrechnung” können Sie hier im PDF-Format kostenlos herunterladen.

Urteile zu fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen

Nachfolgenden finden Sie Beispiel-Urteile zu fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen.

Urteil: Kein Anspruch auf Nachforderungen bei unverständlichem Umlageschlüssel

Der Fall: Eine Vermieterin hatte auf Zahlung von Nachforderungen aus einer Betriebskostenabrechnung geklagt. Die Mieter weigerten sich, weil der Verteilerschlüssel für sie nicht nachvollziehbar war.

Das Urteil: Die Richter des Bundesgerichtshofs (BGH) gaben den Mietern recht und erklärten die Betriebskostenabrechnung für formell unwirksam. Der Verteilerschlüssel sei für die Mieter nicht verständlich formuliert gewesen und damit verfalle jeder Anspruch auf Nachzahlung (AZ VIII ZR 84/07).

Urteil: Mieter dürfen fehlerhafte Nebenkostenabrechnung korrigieren

Der Fall: Eine Vermieterin hatte ihren Mieter verklagt, weil dieser ihre vermeintlich fehlerhafte Nebenkostenabrechnung korrigiert und seine Betriebskostenvorauszahlungen selbstständig gemindert hatte.

Das Urteil: Der BGH wies die Klage der Vermieterin ab. Die inhaltlichen Fehler seien vom Mieter korrekt beanstandet worden. Dementsprechend habe er gemäß § 560 Abs. 4 BGB das Recht, selbstständig Anpassungen an den Betriebskostenvorauszahlungen vorzunehmen (AZ VIII ZR 184/12).

Urteil: Mieter müssen zu hohen Verbrauch nachweisen

Der Fall: Ein Mieter erhielt eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung. Er empfand diese als zu hoch und weigerte sich, zu bezahlen. Der Vermieter ging daraufhin vor Gericht.

Das Urteil: Das Amtsgericht München urteilte, dass die Betriebskosten ordnungsgemäß abgerechnet wurden. Da der Mieter keine Nachweise vorlegen konnte, dass der Verbrauch zu hoch angesetzt sei und auch keine Belegeinsicht gefordert hatte, könne der Vorwurf nicht bestätigt werden (AZ 472 C 26823/11).

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