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Nebenkostenabrechnung prüfen

Nebenkostenabrechnungen sind häufig fehlerhaft. Wir erklären, mit welchen Kriterien Sie diese Abrechnungen, auch Betriebskostenabrechnung genannt, auf Fehler überprüfen können.

Nebenkostenabrechnung sorgfältig prüfen

Zu den häufigsten Fehlern bei der Nebenkostenabrechnung zählen:

die Abrechnung ist formell inkorrekt
der Vermieter hat die Frist nicht eingehalten
der falsche Abrechnungszeitraum wurde abgerechnet
die Abrechnung enthält nicht umlagefähige Nebenkosten
der Vermieter hat einen unzulässigen Verteilerschlüssel verwendet
die Höhe der Nebenkosten entspricht nicht dem Wirtschaftlichkeitsgebot

Überblick über die häufigsten Fehler

Unser Merkblatt zu den „Sechs häufigsten Fehlern in der Nebenkostenabrechnung” können Sie hier im PDF-Format kostenlos herunterladen.

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Bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung sollten Sie sich eine Reihe von Fragen stellen, die wir im Folgenden genauer erklären.

1. Ist die Abrechnung formell korrekt?

Gemäß § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) muss die Betriebskostenabrechnung eine “geordnete Zusammenstellung” der Kostenpunkte enthalten. Folgende Mindestangaben sind nötig, damit sie formell korrekt ist:

Angabe der Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht
Abrechnungszeitraum
Angaben zum Ersteller der Abrechnung
Auflistung der Gesamtkosten
Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
die einzelnen Kostenpunkte und die entsprechenden Kosten für den Mieter
Angabe über mögliche Betriebskostenvorauszahlungen, das heißt im Voraus bezahlte Mietnebenkosten
Angabe, ob Nachzahlungen oder Guthaben bestehen

Anhand dieser Mindestangaben ist es dem Mieter möglich, seine Nebenkostenabrechnung zu prüfen und seinen Anteil nachzuvollziehen. Fehlt eine dieser Angaben oder sind sie fehlerhaft, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam. Der Vermieter hat dann Zeit, die Formfehler innerhalb der Abrechnungsfrist von zwölf Monaten zu korrigieren. Versäumt er diese, hat er keinen Anspruch auf mögliche Nachzahlungen.

Abrechnung bei Leerstand

Stand im Abrechnungszeitraum eine Wohnung zwischenzeitlich leer, darf der Vermieter die Nebenkosten dafür nicht auf die Mieter umlegen. Er muss selbst dafür aufkommen.

2. Hat der Vermieter die Frist eingehalten?

Der Vermieter ist gemäß § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, die Jahresabrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter zu versenden. Maßgeblich ist dabei das Datum, an dem der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat. Verpasst der Vermieter den Stichtag schuldhaft, sind alle Ansprüche auf Nachforderungen verwirkt.

Gut zu wissen

Versendet er die Abrechnung per Post und liefert diese den Brief zu spät aus, ist der Vermieter trotzdem für die Verspätung verantwortlich.

3. Wurde der richtige Abrechnungszeitraum abgerechnet?

Mieter sollten die Nebenkostenabrechnung auch dahingehend prüfen, ob der richtige Abrechnungszeitraum abgerechnet wurde. Es ist gesetzlich festgelegt, dass dieser zwölf Monate betragen muss. Wird dieser Zeitraum überschritten, liegt ein Formfehler vor – die Nebenkostenabrechnung ist dann unwirksam.

Im Ausnahmefall kann der Abrechnungszeitraum auch weniger als zwölf Monate betragen. Zieht ein Mieter beispielsweise im März ein und wird nach Kalenderjahr abgerechnet, beträgt der Abrechnungszeitraum im ersten Jahr zehn Monate.

4. Wurden die richtigen Nebenkosten abgerechnet?

Im Mietvertrag ist festgelegt, welche Nebenkosten auf die Mieter umgelegt und über die Betriebskostenvorauszahlung abgerechnet werden. Deshalb sollten Mieter nachprüfen, ob die abgerechneten Posten mit den vereinbarten übereinstimmen. In der Regel haben sie alle umlagefähigen Nebenkosten laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu tragen. Es kann aber auch vorkommen, dass im Mietvertrag konkret einzelne Posten aufgeführt werden. In diesem Fall muss der Mieter auch nur diese bezahlen.

Werden in der Betriebskostenabrechnung „sonstige Betriebskosten” abgerechnet, müssen diese im Mietvertrag wie in der Abrechnung konkret genannt werden. Ist dies nicht der Fall, kann der Mieter die Bezahlung verweigern.

Sind die zu zahlenden Nebenkosten im Mietvertrag nicht aufgeführt, muss der Mieter nur die sogenannten warmen Nebenkosten für die Heizung und das Warmwasser bezahlen.

Wartungskosten prüfen

Mieter sollten vor allem die Wartungskosten genauer unter die Lupe nehmen. Hier verbergen sich häufig Fehler, beispielsweise wenn der Vermieter neben Wartungskosten auch Instandsetzungs- oder Reparaturkosten abrechnet. Diese sind jedoch vom Vermieter zu tragen und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.

5. Welchen Verteilerschlüssel hat der Vermieter verwendet?

Mieter sollten in der Nebenkostenabrechnung außerdem prüfen, welcher Verteilerschlüssel verwendet wurde. Dieser beschreibt die Art und Weise, wie die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden und muss ebenfalls im Mietvertrag festgelegt sein. Der Vermieter darf die kalten Nebenkosten, wie Gebäudereinigung und Müllentsorgung, nach Wohnfläche, Personenzahl oder Wohneinheit abrechnen. Außerdem können die verbrauchsabhängigen Nebenkosten, beispielsweise Abwasser, nach Verbrauch abgerechnet werden.

Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten

Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten gerichtet werden. Hier darf der Vermieter nicht nach eigenem Ermessen abrechnen, sondern muss sich an die gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) halten. Diese schreibt fest, dass 50 bis 70 Prozent nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Der andere Teil darf sich an der Personenzahl, Wohneinheit oder Wohnfläche orientieren. Hält sich der Vermieter nicht daran, darf der Mieter laut § 12 HeizkostenV eine Kürzung der Kosten um 15 Prozent vornehmen.

6. Entspricht die Höhe der Nebenkosten dem Wirtschaftlichkeitsgebot?

Laut § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist der Vermieter verpflichtet, bei der Betriebskostenabrechnung das Wirtschaftlichkeitsgebot einzuhalten. Haben Mieter eine begründete Vermutung, dass die Nebenkosten zu hoch angesetzt sind, sollten sie Einsicht in die Originalbelege der Abrechnung fordern.

Aber: Ein Anrecht auf Kopien haben Mieter nur in Ausnahmenfällen – beispielsweise, wenn die Hausverwaltung ihren Sitz in einer anderen Stadt hat.

Der Vermieter muss nachweisen, dass er die Nebenkosten richtig bemessen hat.

Beispiel: Der Vermieter hat eine Hausmeisterfirma beauftragt und legt die Kosten dafür auf die Mieter um. Liegt die Vermutung nahe, dass die Firma überteuert ist, muss der Vermieter Einsicht in seine Belege gewähren und die Richtigkeit der Kostenumlage nachweisen. Die Nachweispflicht kann jedoch je nach Fall unterschiedlich ausgelegt werden.

Hohe Nachzahlungen nach niedrigen Vorauszahlungen

Gegen eine hohe Nachzahlung aufgrund von zu niedrig angesetzten Vorauszahlungen können Mieter nicht vorgehen. Der Vermieter ist nicht dazu verpflichtet, die Zahlungen in der entsprechenden Höhe anzusetzen, außer im Mietvertrag wurde festgehalten, dass die Nebenkosten angemessen berechnet wurden.

Bei Fehlern: Widerspruch einlegen!

Haben Mieter Fehler entdeckt, können sie gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen. Dafür haben sie zwölf Monate nach Eingang der Abrechnung Zeit. Zwar gibt es keine formalen Vorgaben für den Widerspruch, jedoch ist es dringend zu empfehlen, ihn schriftlich einzureichen. Außerdem sollten Mieter sicherstellen, dass der Vermieter das Widerspruchsschreiben auch erhalten hat – beispielsweise durch eine persönliche Übergabe unter Zeugen oder den Versand per Einschreiben.

Nachforderungen bezahlen

Trotz eines laufenden Widerspruchsverfahrens sollten Mieter Nachforderungen bezahlen, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben. Denn: Verliert der Mieter den Rechtsstreit, müsste er nicht nur für die Nachforderungen, sondern auch für Verzugszinsen aufkommen.

Urteile zu fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen

Nachfolgenden finden Sie Beispiel-Urteile zu fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen.

Urteil: Kein Anspruch auf Nachforderungen bei zusammengefassten Kostenpunkten

Der Fall: Eine Vermieterin hatte auf Zahlung von Nachforderungen aus einer Betriebskostenabrechnung geklagt. Die Mieter weigerten sich, weil die Kosten für die Grundsteuer und die Straßenreinigung in der Betriebskostenabrechnung zusammengefasst wurden. So konnten die Mieter die einzelnen Punkte nicht nachvollziehen.

Das Urteil: Die Richter des Bundesgerichtshofs (BGH) gaben den Mietern recht und erklärten die Betriebskostenabrechnung für formell unwirksam. Die Kostenpunkte müssten nach § 2 der Betriebskostenverordnung einzeln in der Abrechnung aufgeführt werden, sodass Mieter diese überprüfen können. Einsichten in die Abrechnungsbelege reichen nicht aus. Einzig sachlich eng zusammenhängende Kosten, wie Frisch- und Abwasserkosten, dürften zusammengefasst werden (AZ VIII ZR 285/15).

Urteil: Mieter dürfen fehlerhafte Nebenkostenabrechnung korrigieren

Der Fall: Eine Vermieterin hatte ihren Mieter verklagt, weil dieser ihre vermeintlich fehlerhafte Nebenkostenabrechnung korrigiert und seine Betriebskostenvorauszahlungen selbstständig gemindert hatte.

Das Urteil: Der BGH wies die Klage der Vermieterin ab. Die inhaltlichen Fehler seien vom Mieter korrekt beanstandet worden. Dementsprechend habe er gemäß § 560 Abs. 4 BGB das Recht, selbstständig Anpassungen an den Betriebskostenvorauszahlungen vorzunehmen (AZ VIII ZR 184/12).

Urteil: Vermieter müssen zu hohen Verbrauch nachweisen

Der Fall: Ein Mieter erhielt eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung. Er empfand die angegebenen Heizkosten als zu hoch, weigerte sich, zu bezahlen und forderte Einsicht in die Ablesebelege der anderen im Gebäude befindlichen Wohnungen. Dieser Forderung kam die Vermieterin nicht nach und zog vor Gericht.

Das Urteil: Der Bundesgerichtshof urteilte, dass die Mieter die Zahlung verweigern dürfen, bis die Vermieterin Belegeinsicht gewährt hat. Begründet wurde dies damit, dass die Vermieterin die Darlegungs- und Beweislast für die Richtigkeit der Erfassung und Verteilung der vom Mieter als zu hoch erachteten Heizkosten hat. Demnach hätte die Vermieterin dem Mieter Einsicht in die Ablesebelege der anderen Wohneinheiten gewähren und damit dem Mieter die Prüfung der Richtigkeit ermöglichen müssen (AZ VIII ZR 189/17).

Rechtsschutzversicherung bei fehlerhafter Nebenkostenabrechnung

Ungerechte Verteilschlüssel, verpasste Fristen, falsche Angaben - eine Nebenkostenabrechnung bietet Potenzial für eine Vielzahl von Konflikten und damit auch für teure Rechtsstreitigkeiten. Um sich gegen hohe Anwalts- und Gerichtskosten zu schützen, sollten Mieter und Vermieter eine Rechtsschutzversicherung inklusive des Bausteins “Wohnen” beziehungsweise “Vermietung” abschließen.

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