Nebenkostenabrechnung prüfen
Nebenkostenabrechnungen sind häufig fehlerhaft. Wir erklären, mit welchen Kriterien Sie diese Abrechnungen auf Fehler überprüfen können.
Das Wichtigste in Kürze
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Nach § 259 BGB muss die Nebenkostenabrechnung bestimmte formelle Aspekte beinhalten, um allgemein gültig zu sein
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Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter verschicken
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Bei Verdacht auf einen Fehler in der Abrechnung können Mieter die Einsicht in die Belege verlangen, erhalten Kopien allerdings nur in Ausnahmefällen
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Ein Widerspruch muss spätestens zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung beim Vermieter vorliegen
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Geforderte Nachzahlung an den Vermieter sollte unter Vorbehalt geleistet werden bis die Sachlage geklärt ist
Inhaltsverzeichnis
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Relevante Aspekte der Nebenkostenabrechnung
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Widerspruch bei fehlerhafter Nebenkostenabrechnung
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Unterstützung durch Rechtsschutzversicherung
Relevante Aspekte der Nebenkostenabrechnung
Begrifflichkeiten
Im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung fallen oftmals verschiedene Begriffe, welche wir im Folgenden näher erläutern.
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Nebenkosten und Betriebskosten
In den meisten Fällen werden die Begriffe “Nebenkosten” und “Betriebskosten” synonym verwendet, doch eigentlich handelt es sich hierbei um zwei unterschiedliche Begriffe. Während die Betriebskosten laut § 556 BGB lediglich die laufenden Kosten für die Nutzung einer Immobilie darstellen, beziehen sich die Nebenkosten auf alle Kosten, die der Vermieter in Bezug auf die Immobilien hat. Damit umfassen die Nebenkosten auch solche Kosten, die auf die Mieter nicht umgelegt werden dürfen, wie z.B. einmalige Ausgaben.
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Nachzahlung und Guthaben
Die Begriffe “Nachzahlung” und “Guthaben” sind im Kontext der Nebenkostenabrechnung ebenfalls eng miteinander verbunden, dennoch haben sie zwei völlig gegensätzliche Definitionen. Eine Nachzahlung ist eine Restzahlung eines Mieters an den Vermieter nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Diese ergibt sich, wenn die finale Jahresabrechnung höher ist als die zuvor geleistete Vorauszahlung in Form von monatlichen Abschlägen. Das heißt: Der Mieter hat zu wenig gezahlt und muss einen gewissen Betrag nachzahlen.
Das Guthaben hingegen ist eine Rückzahlung, die der Vermieter an seinen Mieter zahlen muss. In diesem Fall ist die Summe der zuvor gezahlten Abschläge höher als der tatsächliche Betrag laut Abrechnung. Das heißt: Der Mieter hat zu viel gezahlt und bekommt einen gewissen Betrag zurück. In manchen Fällen wird das Guthaben als Minusbetrag auf der Nebenkostenabrechnung ausgeschrieben. Es kann vorkommen, dass der Vermieter den auszuzahlenden Betrag mit der nächsten Mietzahlung verrechnet.
Formelle Korrektheit
Gemäß § 259 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) muss die Betriebskostenabrechnung eine “geordnete Zusammenstellung” der Kostenpunkte enthalten. Die Zusammenstellung muss dabei folgende Mindestangaben beinhalten, um formell korrekt zu sein:
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Angabe der Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht
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Abrechnungszeitraum
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Angaben zum Ersteller der Abrechnung
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Auflistung der Gesamtkosten
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Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
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die einzelnen Kostenpunkte und die entsprechenden Kosten für den Mieter
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Angabe über mögliche Betriebskostenvorauszahlungen, das heißt im Voraus bezahlte Mietnebenkosten
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Angabe, ob Nachzahlungen oder Guthaben bestehen
Bei fehlenden oder fehlerhaften Angaben ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam und somit durch den Mieter anfechtbar. Der Vermieter hat anschließend Zeit, die Formfehler innerhalb der Abrechnungsfrist von zwölf Monaten zu korrigieren. Versäumt er diese, erlischt der Anspruch auf mögliche Nachzahlungen.
Einhaltung der Fristen der Nebenkostenabrechnung
Der Vermieter ist gemäß § 556 Abs. 3 BGB dazu verpflichtet, die Jahresabrechnung bis spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an den Mieter zu versenden. Maßgeblich ist dabei das Datum, an dem der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat. Verpasst der Vermieter den Stichtag schuldhaft, sind alle Ansprüche auf Nachforderungen verwirkt. In manchen Fällen ist eine verspätete Abrechnung allerdings dennoch rechtens und wirksam:
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Beispiel
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Der Vermieter versendet die Abrechnung per Post, welche wiederum den Brief zu spät ausliefert. Der Vermieter ist trotzdem für die Verspätung verantwortlich.
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Der Vermieter versendet die Abrechnung aufgrund einer zu spät versendeten Rechnung durch den Stromanbieter zu spät. Der Vermieter trägt nicht die Schuld für die verspätete Abrechnung.
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Nachzahlung
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Der Vermieter hat kein Recht auf eine Nachzahlung.
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Der Vermieter hat weiterhin das Recht auf eine Nachzahlung.
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Guthaben
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Der Mieter hat dennoch ein Recht auf die Rückzahlung.
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Der Mieter hat ebenfalls ein Recht auf die Rückzahlung.
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Der Vermieter muss in einem Anfechtungsfall beweisen, dass der Brief bei dem Mieter pünktlich angekommen ist. So kann dieser beispielsweise durch ein Einschreiben nachweisen, wann der Brief im entsprechenden Briefkasten gelandet ist. Wenn der Vermieter den Brief selbst einwirft, besteht die Schwierigkeit darin, den rechtzeitigen Einwurf zu beweisen, denn auch hier liegt die Beweislast beim Vermieter. Bei Uneinigkeit mit dem Vermieter bezüglich des rechtzeitigen Einwurfs empfiehlt sich für Mieter der Gang zum Anwalt.
Richtiger Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum muss lt. § 556 Abs. 3 BGB zwölf Monate betragen. Ob der abgerechnete Zeitraum beispielsweise von Januar bis Dezember oder von März bis Februar geht, kann der Vermieter selbst entscheiden. Wichtig dabei ist, dass die Angaben zum Abrechnungszeitraum im Mietvertrag festgelegt wurden. Demnach ist der Vermieter an die Vereinbarung im Mietvertrag gebunden und kann den Abrechnungszeitraum nicht jedes Jahr nach Belieben ändern. Wird der Zeitraum überschritten oder fehlt die Angabe über die Abrechnungszeiträume im Mietvertrag, liegt ein Formfehler vor. Dies hat zur Folge, dass die Nebenkostenabrechnung unwirksam ist.
Ausnahme: Verkürzter Abrechnungszeitraum aufgrund von Ein- und Auszug
In diesen Fällen kann der Abrechnungszeitraum auch weniger als zwölf Monate betragen. Zieht ein Mieter beispielsweise erst im März ein und es wird nach dem Kalenderjahr abgerechnet, beträgt der Abrechnungszeitraum im ersten Jahr nur zehn Monate. Demnach darf der Vermieter nur die Kosten für die Monate berechnen, in denen der Mieter auch tatsächlich in der Wohnung laut Mietvertrag gewohnt hat.
Abrechnung der Nebenkosten
Im Mietvertrag ist festgelegt, welche Nebenkosten auf die Mieter umgelegt und über die Betriebskostenvorauszahlung abgerechnet werden. Deshalb sollten Mieter nachprüfen, ob die abgerechneten Posten mit den vereinbarten Kostenpunkten übereinstimmen. Denn sind die zu zahlenden Nebenkosten im Mietvertrag nicht aufgeführt, muss der Mieter nur die sogenannten warmen Nebenkosten für die Heizung und das Warmwasser bezahlen.
Bei der Abrechnung der Nebenkosten gibt es in den meisten Fällen zwei Optionen:
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Der Vermieter führt im Mietvertrag einzelne Posten auf. In diesem Fall muss der Mieter auch nur die genannten Nebenkosten bezahlen.
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Der Vermieter verweist im Mietvertrag auf die umlagefähigen Nebenkosten laut Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dies hat zur Folge, dass Mieter alle Nebenkosten tragen müssen, die laut der Verordnung “umlagefähig” sind:
Umlagefähige Nebenkosten nach § 2 BetrKV
Grundsteuer
Kosten der Wasserversorgung
Kosten der Entwässerung
Heizkosten
Kosten der Warmwasserversorgung
Kosten des Betriebs des Aufzugs
Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Kosten der Gartenpflege
Kosten der Beleuchtung
Kosten der Schornsteinreinigung
Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
Kosten für den Hausmeister
Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage/Breitbandnetz-Verteilanlage/gebäudeinterne Verteilanlage
Kosten der gemeinschaftlich genutzten Waschküche
Sonstige Betriebskosten
Nicht umlagefähige Nebenkosten nach § 1 BetrKV
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
Verwaltungskosten (Kosten für Arbeitskräfte, Kosten für die Aufsicht, Kosten für die Prüfung des Jahresabschlusses etc.)
Sonstige Betriebskosten
Werden in der Kostenaufstellung „sonstige Betriebskosten” abgerechnet, müssen diese im Mietvertrag wie in der Abrechnung konkret genannt werden. Ist dies nicht der Fall, kann der Mieter die Zahlung verweigern und einen Einspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen.
Verwendung der richtigen Verteilerschlüssel
Der Verteilerschlüssel beschreibt die Art und Weise, wie die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Der zu verwendende Verteilerschlüssel unterscheidet sich dabei je nach Art der Nebenkosten:
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Kalte Nebenkosten (z.B. Gebäudereinigung und Müllentsorgung): nach Wohnfläche, Personenzahl oder Wohneinheit (eigenes Ermessen)
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Verbrauchsabhängige Nebenkosten (z.B. Abwasser): nach Verbrauch
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Heiz- und Warmwasserkosten: 50-70% nach Verbrauch, restlicher Anteil nach Wohnfläche, Personenzahl oder Wohneinheit (bei Nichteinhaltung ist eine Kürzung der Kosten um 15 % durch den Mieter möglich)
Damit die Verteilungsschlüssel rechtswirksam sind, muss der Vermieter diese im Mietvertrag festlegen und darf sie nicht erst in der Nebenkostenabrechnung bestimmen.
Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebots
Das Wirtschaftlichkeitsgebot laut § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB besagt, dass Vermieter nur die Betriebskosten abrechnen dürfen, die wirtschaftlich und notwendig sind. In Bezug auf die Notwendigkeit sind beispielsweise Renovierungskosten, wie ein halbjährlicher Anstrich der Hausfassade, nicht erforderlich und dürfen demnach auch nicht auf den Mieter umgelegt werden. Des Weiteren müssen Vermieter bei der Wahl der Leistungsanbieter das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis nehmen. Der Vermieter darf daher beispielsweise nicht das überteuerte Angebot der Firma eines Bekannten annehmen. Umgekehrt ist er nicht dazu verpflichtet, das günstigste Leistungsangebot anzunehmen.
Da die Wirtschaftlichkeit einzelner Kostenpunkte in den meisten Fällen von den einzelnen Personen unterschiedlich wahrgenommen wird und nicht durch eine allgemeine Kostengrenze fixiert werden kann, muss jeder Fall einzeln betrachtet werden. Grundsätzlich gilt allerdings: Der Vermieter muss nachweisen, dass er die Nebenkosten richtig bemessen hat.
Widerspruch bei fehlerhafter Nebenkostenabrechnung
Schritt 1: Sicher sein
Eine angefochtene Nebenkostenabrechnung kann im Zweifel der Auslöser für einen erheblichen Rechtsstreit mit dem eigenen Vermieter sein. Für Mieter ist es vor dem Einfordern von Belegen und dem Einreichen eines Widerspruchs demnach wichtig, sich seiner Sache absolut sicher zu sein. Denn eine unbegründete Anschuldigung ist nicht nur kostenintensiv, sondern kann auch das friedliche Miteinander mit dem eigenen Vermieter gefährden.
Schritt 2: Offene Forderungen begleichen
Trotz des Verdachts auf eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung sollten Mieter ihre Nachforderungen bezahlen, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben. Auch bei einem bereits laufenden Widerspruchsverfahren sollten Mieter der Zahlungsaufforderung nachkommen. Denn: Verliert der Mieter den Rechtsstreit, müsste er nicht nur für die Nachforderungen, sondern auch für Verzugszinsen aufkommen. Im schlimmsten Fall droht eine fristlose Kündigung. Wichtig allerdings ist, dass der Mieter dem Vermieter mitteilt, dass die Zahlung nur unter Vorbehalt geleistet wird. Dies sollte im besten Fall im Überweisungsbetreff stehen oder per Schreiben an den Vermieter herangetragen werden.
Schritt 3: Einsicht in die Belege einfordern
Wenn Sie das Gefühl haben, dass ein aufgeführter Kostenpunkt in Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht dem Wirtschaftlichkeitsgebot entspricht oder fehlerhaft ist, lohnt sich die Einsicht in die Belege. Diese müssen Mieter bei dem Vermieter oder der entsprechenden Hausverwaltung beantragen. Das Anrecht auf Kopien haben Sie allerdings nur in Ausnahmefällen – beispielsweise, wenn die Hausverwaltung ihren Sitz in einer anderen Stadt hat.
Schritt 4: Einlegen des Widerspruchs
Haben Mieter Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt, können sie Widerspruch einlegen. Dieser muss laut § 556 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung beim Vermieter eingehen. D.h., wenn die Abrechnung beispielsweise am 31.12.2022 beim Mieter eingegangen ist, muss dem Vermieter spätestens am 30.12.2023 der Widerspruch vorliegen. Bei Verstreichen der Frist haben Mieter keine Möglichkeit mehr, die Nebenkostenabrechnung nachträglich anzufechten. Eine Ausnahme für diese sogenannte Ausschlussfrist bildet allerdings das Fremdverschulden, d.h. wenn Mieter aufgrund einer verspäteten Belegeinsicht durch den Vermieter die ursprüngliche Frist verpassen, handelt es sich um ein Fremdverschulden und die Frist wird außer Kraft gesetzt.
Die Form des Widerspruchs ist gesetzlich nicht festgelegt. Demnach darf ein Widerspruch durch den Mieter auch per Mail eingereicht werden. Empfehlenswert ist allerdings das postalische Versenden eines Widerspruchsschreibens an den Vermieter. Dabei ist es besonders wichtig, dass die Mieter durch den Versand des Briefes per Einschreiben und Rückschein sicherstellen, dass der Vermieter das Schreiben auch erhalten hat.
Damit das Widerspruchsschreiben vollständig und somit vom Vermieter nicht angefochten werden kann, müssen folgende Punkte im Schreiben enthalten sein:
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Vollständige Adressdaten des Mieters (inkl. Lage der Wohnung und Mieternummer)
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Vollständige Adressdaten des Vermieters oder Verwalters
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Datum des Widerspruchs
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Nennung der Nebenkostenabrechnung, gegen die Einspruch erhoben wird (inkl. Datum und zusätzlich - falls vorhanden - Auftrags- oder Bearbeitungsnummer)
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Widerspruchsbegründung (inkl. Benennung der einzelnen Kostenpunkte, gegen die Einspruch erhoben wird)
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ggf. Einfordern von Belegen
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Unterschrift des Mieters
Unterstützung durch Rechtsschutzversicherung
Bei der Prüfung einer Nebenkostenabrechnung müssen Mieter auf viele verschiedene Aspekte achten. Die Gefahr dabei ist, dass man als Laie einen falschen Schluss zieht und beispielsweise die Zahlung an den Vermieter verweigert oder angegebene Verbrauchswerte falsch interpretiert. Entsprechend sinnvoll ist es, eine professionelle Beurteilung der Sachlage durch einen Rechtsanwalt durchführen zu lassen.
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Katharina Whitehead
Stellv. Teamleiterin
Kundenberatung Rechtsschutzversicherung
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Katharinas Versicherungstipp:
„Da eine solche Dienstleistung immer mit hohen Kosten verbunden ist, empfehlen wir den Abschluss einer Rechtsschutzversicherung, die den Baustein “Wohnen” mit einschließt. Im Rahmen dieser Versicherung bieten einige Versicherer sogar eine kostenlose Prüfung der Nebenkostenabrechnung an. Wichtig dabei ist, dass Sie die entsprechende Versicherung immer im Voraus abschließen, weil sie nur dann greift, wenn es in der Angelegenheit noch nicht zu einem Konflikt gekommen und die Wartezeit vollständig abgeschlossen ist. Eine rückwirkende Leistungsübernahme durch die Versicherung ist nämlich grundsätzlich ausgeschlossen.”
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