Bei der Beurkundung ist in der Regel von der notariellen Beurkundung die Rede. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Rechtsgeschäfte nur gültig sind, wenn sie durch einen Notar beglaubigt werden. Die Beurkundung muss dabei in Schriftform erfolgen. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Beurkundungsgesetz (BeurkG) stellt die gesetzliche Grundlage für die notarielle Beurkundung dar. Wie der Ablauf der Beurkundung zu erfolgen hat, ist im BeurkG definiert.
Im Groben muss der Notar die Willenserklärungen der Vertragsparteien entgegennehmen, diese niederschreiben, vorlesen und anschließend von den Anwesenden unterzeichnen lassen. Die Beurkundung durch den Notar erfolgt anschließend mit seiner Unterschrift und einem Prägesiegel. Die Beteiligten können zudem veranlassen, dass der Notar das Dokument verwahrt. Eine
notarielle Beurkundung ist bei einem Kaufvertrag oder der Schenkung eines Grundstücks, einer Eigentumswohnung oder beim Erbbaurecht ebenso erforderlich, wie bei einer Auflassungserklärung (Sicherung der Eigentumsübertragung einer
Immobilie), einem Ehe- und Erbvertrag sowie einem Schenkungsversprechen. Zudem wird eine Beurkundung bei einer Gesellschafter- oder Hauptversammlung einer Kapitalgesellschaft (GmbH oder Aktiengesellschaft (AG)), einem Gesellschaftsvertrag zur Errichtung einer GmbH oder AG sowie bei einem Adoptionsantrag benötigt.
Die Beurkundung ist nach § 6 BeurkG nicht gültig, wenn der Notar selbst, sein Ehegatte oder Lebenspartner an dem Prozess beteiligt sind. Das Gleiche gilt für eine Person, die zu mit dem Notar in erster Linie verwandt ist oder wenn es sich bei dem Beteiligten um einen Vertreter handelt, der für eine der genannten Personen handelt.
