Als Instandhaltungskosten werden die Kosten bezeichnet, die anfallen, um ein Haus oder eine Wohnung in einem funktionsfähigen Zustand zu erhalten. Zu den Instandhaltungs-kosten gehören laut DIN-Norm die vier Bereiche Inspektion, Wartung, Verbesserung und Instandsetzung. Instandhaltung und Instandsetzung sind hierbei jedoch nicht unbedingt voneinander abgrenzbar, generell hat die Instandhaltung jedoch im Gegensatz zur Instandsetzung einen vorbeugenden Charakter. Eine Unterscheidung dieser Begrifflichkeiten ist insbesondere bei vermieteten Immobilien wichtig: Während Instandhaltungskosten in der Regel vom Vermieter oder Eigentümer getragen werden müssen, kann der Mieter für die Zahlung von Instandsetzungskosten zur Verantwortung gezogen werden, sollte er selbst die Ursache für einen entstandenen Schaden sein.

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Nimmt ein Immobilieneigentümer nicht in regelmäßigen Abständen Instandhaltungsarbeiten an seinem Objekt vor, kommt es oftmals schon nach wenigen Jahrzehnten zu umfangreichen Bauschäden. Um diese zu vermeiden, sollten regelmäßig finanzielle Mittel für Reparaturen zurückgelegt werden. Wenn diese Instandhaltungsrücklagen nicht gebildet werden, kann ein so genannter „Reparaturstau“ entstehen, der erhebliche Folgeschäden am Gebäude verursachen kann. Die Ansparung in eine Instandhaltungsrücklage kann bei vermieteten Immobilien nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Die Rücklagen zur Instandhaltung einer Immobilie dienen sowohl zur Deckung regelmäßiger Kosten, als auch größerer unvorhersehbarer Reparaturen. Aus diesem Grund sollten es Hauseigentümer vermeiden, daraus laufende Betriebskosten der Immobilie zu bestreiten.

Bei Neubauten gibt es in der Regel eine mehrjährige Garantiefrist für die Beseitigung von Baumängeln. Aus diesem Grund verzichten viele Eigentümer in den ersten Jahren auf die Bildung einer Instandhaltungsrücklage. Da notwendige Reparaturen jedoch nicht unbedingt auf Baumängel zurückzuführen sind, ist es sinnvoll, auch bei Neubauten von Anfang an Geldmittel für eine Instandhaltungsrücklage zurückzulegen. Diese müssen zu Beginn jedoch nicht besonders hoch ausfallen. Grundsätzlich sind die Aufwendungen später umso geringer, je früher entsprechende Rückstellungen gebildet und regelmäßige Instandhaltungsarbeiten durchgeführt wurden. Als Faustregel können 0,5 – 1 Euro/m²; Wohnfläche pro Monat kalkuliert werden.