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Home Office – Arbeiten von zu Hause

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Arbeiten aus den eigenen vier Wänden liegt im Trend – nicht nur seit der Corona-Krise im Frühjahr 2020. Immer mehr Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit für Home Office an.

Damit Sie wissen, was Sie beim Arbeiten von zu Hause aus beachten müssen, haben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themen rund um die Heimarbeit zusammengestellt.

Ihr Arbeitsplatz zu Hause – so richten Sie Ihr Home Office ein

Wer im Home Office arbeitet, braucht dort in erster Linie einen Arbeitsplatz. Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie konzentriert arbeiten können. Orientieren Sie sich beim Einrichten Ihres Arbeitsplatzes an Ihrem Büro. Ein ausreichend großer Schreibtisch gehört ebenso dazu wie ein guter Bürostuhl und natürlich ein Laptop oder PC sowie ein Drucker und einfache Dinge wie Stifte und Notizblock – eben alles, was Sie für Ihren Job benötigen. Angestellte, die im Home Office arbeiten, bekommen Arbeitsmittel meist von ihrem Arbeitgeber gestellt. Selbstständige hingegen, die als freie Mitarbeiter fungieren, nutzen meist eigene Arbeitsmittel.

Ebenso wichtig wie der Arbeitsplatz ist die Verbindung zum Arbeitgeber. Es bestehen zwei Möglichkeiten, wie Sie aus dem Home Office arbeiten können. Einige Arbeitgeber setzen auf eine Cloud-basierte Arbeitsweise. Das bedeutet, dass Sie alle relevanten Zugänge und Informationen direkt über das Internet erhalten. Andere Unternehmen setzen auf interne Netzwerke. In diesem Fall kommt ein sogenanntes VPN zum Einsatz – ein Virtual Private Network, das als eine Art Tunnel fungiert, der Sie direkt und sicher mit dem lokalen Netzwerk Ihres Arbeitgebers verbindet.

Ein wichtiger Aspekt beim Arbeiten von zu Hause aus ist Sicherheit. Hierzu gehört neben der Sicherheit Ihres WLAN-Anschlusses natürlich auch der Datenschutz.

Denn die Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Geheimhaltung von Geschäftsgeheimnissen und anderen vertraulichen Informationen besteht auch im Home Office. Vertrauliche Daten des Unternehmens und von Kunden müssen zu Hause sicher sein und genauso sensibel behandelt werden wie im Büro.

Jeder Arbeitgeber hat eigene Richtlinien und Arbeitsanweisungen. Dazu kann unter anderem zählen, keine personenbezogenen Daten auf lokalen Medien zu speichern oder an öffentlichen Orten zu arbeiten. Wie genau der Datenschutz im Home Office aussehen sollte, müssen Sie immer mit Ihrem Arbeitgeber absprechen.

Internetanschluss fürs Arbeiten im Home Office

Den Dreh- und Angelpunkt für das Arbeiten aus dem eigenen Zuhause stellt der Internetanschluss dar. Denn nur darüber gelangen Sie ins Firmennetzwerk, können an Videokonferenzen teilnehmen oder mit den Kollegen kommunizieren. Es ist daher besonders wichtig, den richtigen Internetanschluss für Ihre Home-Office-Anforderungen zu besitzen.

Wer von zu Hause aus arbeitet, braucht einen stabilen und schnellen Internetanschluss. Wenn Sie allein oder zu zweit im Home Office arbeiten, reicht meist eine Bandbreite von 50 MBit/s aus. Video-Telefonie sowie der Up- und Download von großen Datenmengen ins oder aus dem Firmennetzwerk funktionieren damit problemlos.

Etwas anders sieht es bei Haushalten mit drei Personen oder mehr aus. Sollten Sie ein Kind zu Hause haben, das zeitgleich Videos streamt, im Internet spielt oder digitale Lernprogramme nutzt, während Sie im Home Office arbeiten, sind 50 MBit/s zu wenig. Daher empfehlen wir Ihnen ab drei Personen einen Internetanschluss mit 100 MBit/s. Bei größeren Familien oder einer WG kann es sich lohnen, noch schnellere Tarife zu buchen. Wie schnell das Internet bei Ihnen zu Hause maximal sein kann, können Sie auf unserer Top-Speed-Seite prüfen.

Übrigens: Um eine Drosselung Ihres Internetanschlusses für zu Hause müssen Sie sich nur Gedanken machen, wenn Sie noch einen sehr alten oder sehr günstigen Tarif gebucht haben. Wer aktuell mit 50 MBit/s oder mehr surft, den betrift dies in der Regel nicht. Sollten Sie von der Drosselung betroffen sein, haben Sie dadurch nicht sofort einen Nachteil. Viele Anbieter bemessen das maximale Datenvolumen großzügig. Auf lange Sicht empfehlen wir Ihnen jedoch einen Wechsel in einen Tarif ohne Drosselung.

Was normalerweise ärgerlich ist, kann beim Home Office zum echten Problem werden: ein Internetausfall. Glücklicherweise kommen solche Ausfälle eher selten vor und sind seitens des Netzbetreibers schnell behoben. Wenn es aber dennoch einmal zu Internetproblemen kommt, heißt es Ruhe bewahren.

Überprüfen Sie zunächst die Technik bei Ihnen zu Hause. Starten Sie beispielsweise den Rechner oder den Router neu. Wenn das nicht hilft, sollten Sie im nächsten Schritt Ihren Internetanbieter kontaktieren und dort Hilfe suchen. Wenn es sich um eine längerfristige Störung oder ein Problem bei Ihrem Anschluss handelt, melden Sie sich auch unbedingt bei Ihrem Arbeitgeber. Zusammen können Sie dann eine Lösung der Situation anstreben.

Tatsächliche Netzüberlastungen aufgrund von ungewöhnlich hohem Datenverkehr wie etwa in der Corona-Krise sind unwahrscheinlich. Die Infrastruktur in Deutschland ist gut ausgebaut und für sehr großes Datenaufkommen gewappnet. Das haben sowohl Anbieter wie die Telekom oder o2 als auch der Betreiber des weltweit größten Internetknotenpunktes DE-CIX im März 2020 bestätigt. Ein Sprecher von DE-CIX erklärte in einem Interview:

"Selbst wenn alle Firmen Europas ausschließlich Home Office betreiben würden und nebenher noch die Fußball-EM übertragen wird, kann der DE-CIX die notwendigen Bandbreiten für reibungslose Interconnection bereitstellen."

Diese Programme sind fürs Home Office wichtig

Wer von zu Hause aus arbeitet, benötigt auch besondere Software auf seinem PC oder Notebook. Dazu gehört der bereits erwähnte VPN-Client, der den heimischen Rechner mit dem firmeninternen Netzwerk verbindet. Während Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook zur Grundausstattung gehören, gibt es noch zahlreiche weitere Programme, die für die Kommunikation und Organisation im Home Office äußerst hilfreich sind.

Kommunikation Pfeil

Wie im Büro ist Kommunikation auch im Home Office ein wichtiger Faktor beim Arbeiten. Dementsprechend sollten Sie auf eine Software setzen, die es Ihnen ermöglicht, einfach und schnell mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern zu reden. Sei dies in Schriftform oder per Telefonfunktion. Dazu bieten sich beispielsweise die folgenden Programme an:

  • Microsoft Teams
  • Skype
  • Slack
  • Teamspeak
  • Zoom
Videokonferenzen Pfeil

Eine Erweiterung der Kommunikationsliste mit speziellem Fokus auf das Thema Videokonferenz. In Zeiten von Highspeed-Glasfaser-Internet und Smartphones sind Besprechungen über das Internet per Live-Video kein Problem mehr. Diese Tools sind die besten Lösungen für eine Videokonferenz:

  • Google Hangouts
  • Skype
  • Slack
  • Zoom
Organisation Pfeil

Wer macht was? Diese Programme kennen viele bereits aus Ihrem Arbeitsalltag im Büro. Aber natürlich stehen sie auch im Home Office zur Verfügung und helfen dabei, den Überblick zu behalten.

  • Airtable
  • Confluence
  • Jira
  • Monday.com
  • Trello
Cloud Dienste Pfeil

Damit alle Nutzer aus dem Home Office auf die gemeinsamen Dateien zugreifen können, gibt es die Cloud. Dieser Speicherplatz im Internet ermöglicht es Mitarbeitern, die nicht per VPN mit ihrem Firmen-Netzwerk verbunden sind, auch von außerhalb auf Dokumente, Bilder und mehr zuzugreifen. Neben externen Dienstleistern können natürlich auch firmeninterne Lösungen wie ein über das Internet zugängliches NAS (Network Attached Storage) zum Einsatz kommen.

  • Dropbox
  • Firmeninterne NAS-Lösung
  • Jira
  • Google Drive
  • Microsoft OneDrive

Herausforderungen beim Arbeiten von zu Hause aus

Home Office hat viele Vorteile – keine Frage. Aber es hat auch so seine Tücken. Wer wie im Fall der Corona-Krise schnell ins Home Office wechseln muss und nur wenig Zeit hatte, sich darauf vorzubereiten, kann zum Beispiel feststellen, dass der Internetanschluss zu Hause nicht der beste ist – vor allem dann nicht, wenn mehrere Menschen von zu Hause aus arbeiten und Kinder zeitgleich online sind. Und auch vor Server- oder Dienste-Ausfällen sind Sie zu Hause nicht gewappnet. Zudem locken bei der Heimarbeit auch zahlreiche Ablenkungen, die die Konzentration stören.

Grundsätzlich können Sie jederzeit unter Berücksichtigung Ihrer Kündigungsfrist einen schnelleren Internet-Vertrag bestellen. Dabei müssen Sie auch keine Angst vor doppelten Kosten haben. Denn der neue Anbieter kündigt Ihren alten Vertrag für Sie und stellt den neuen Tarif zum Vertragsende bereit.

Falls Sie zu einem Kabelanbieter wechseln, wird Ihr neuer Anschluss so schnell wie möglich freigeschaltet und Sie zahlen dafür nichts bis Ihr alter Vertrag beendet ist. Kabelanbieter spendieren nämlich bis zu zwölf Freimonate. Wichtig ist dabei nur, dass Sie den Anbieterwechsel frühzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist in die Wege leiten – CHECK24 empfiehlt drei Monate vor Ende der Kündigungsfrist.

Sobald der Freischalttermin für Ihren neuen Internetanschluss feststeht, läuft in der Regel alles wie von selbst. Neue Hardware wie WLAN-Router sendet der Anbieter Ihnen vorab zu. Diese können Sie dann selbstständig anschließen – per Auto-Install oder Self-Install stellt der Router eine Internetverbindung her, sobald das Gerät mit der Kabel- oder Telefonbuchse verbunden und angeschaltet ist. Ein Technikereinsatz ist nur in Ausnahmefällen nötig. Zudem versenden Internetanbieter mit der Hardware meist praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen, mit denen die Installation ein Kinderspiel ist.

Serverausfälle und mehr

Ein weiteres Problem, das Ihnen die Heimarbeit vermiesen kann, ist der Ausfall von Servern. Sollte beispielsweise die Unternehmens-Cloud ausfallen oder das Kommunikationsprogramm nicht mehr reagieren, heißt es warten. Die Anbieter solcher Dienstleistungen bemühen sich erfahrungsgemäß schnellstmöglich um eine Behebung des Problems. Für solche Fälle lohnt es sich, Aufgaben parat zu haben, die sich auch offline bearbeiten lassen. Alternativ ist es zudem möglich, temporär auf einen anderen Dienstleister auszuweichen.

Ablenkungen zu Hause

Für viele Menschen, die noch nie im Home Office gearbeitet haben, sind Ablenkungen die größte Herausforderung. Zu Hause gibt es eine Fülle an Beschäftigungen, die ungeübten Home-Office-Arbeiterinnen und -Arbeitern die Konzentration rauben. Die einzige Möglichkeit, dem Problem dauerhaft zu begegnen, ist Selbstdisziplin. Mit ein paar Tricks können Sie schnell zum entspannten und konzentrierten Arbeiten kommen.

Versuchen Sie beispielsweise, eine klare Struktur in Ihre Heimarbeit zu bringen. So ist der Vormittag bis zum frühen Nachmittag ausschließlich für das Arbeiten von zu Hause aus reserviert. Andere Tätigkeiten wie Hausarbeit sind in dieser Zeit keine Option – auch wenn Sie zu Hause sind. Dabei kann es auch helfen, ein Arbeitszimmer einzurichten. Dort sollte keine Ablenkung auf Sie warten und im besten Fall schließen Sie einfach die Tür, wenn es Ihnen zu viel wird. Wenn dies nicht möglich ist: Kopfhörer, im besten Fall mit einer Noise-Cancelling-Funktion, können ebenfalls für weniger Ablenkung sorgen.

Häufige Fragen zum Home Office

Welche Internetgeschwindigkeit brauche ich fürs Home Office? Pfeil

Die Antwort auf diese Frage richtet sich ganz nach der Größe Ihres Haushalts. Wenn Sie allein oder mit einem Partner im Home Office arbeiten, reicht eine geringere Bandbreite als bei Haushalten mit drei Personen oder mehr. Denn jeder zusätzliche Nutzer beansprucht die Bandbreite. Bei größeren Haushalten wie vierköpfigen Familien oder WGs sollte der Internetanschluss mindestens 100 MBit/s haben. Sollten mehr als fünf Personen unter einem Dach wohnen, können je nach Verfügbarkeit auch noch höhere Bandbreiten infrage kommen.

Home Office: Wer zahlt den Internetanschluss? Pfeil

Grundsätzlich zahlt der Arbeitnehmer den Internetanschluss in seinem Zuhause selbst. Dies ist vor allem der Fall, wenn selten oder unregelmäßig im Home Office gearbeitet wird. Kommt Home Office häufiger vor, kann sich der Arbeitgeber mit einer Aufwandsentschädigung an den Kosten beteiligen. Ein klärendes Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber und eine mündliche oder schriftliche Fixierung sind mögliche Schritte.

Kann ich Internet fürs Home Office absetzen? Pfeil

Grundsätzlich ist das möglich. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihren Internetanschluss im Home Office von der Steuer absetzen können. Je nachdem, welcher Berufsgruppe Sie angehören, können Sie einen Pauschalbeitrag oder einen anhand von Einzelnachweisen ermittelten Prozentsatz absetzen. Welche der beiden Varianten für Sie infrage kommt und wie dabei genau vorzugehen ist, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein klären.

Gibt es ein Recht auf Home Office? Pfeil

Nein, es gibt in Deutschland kein grundsätzliches Recht auf Home Office. Dies ist in anderen europäischen Ländern teilweise anders, in der Bundesrepublik bleibt Heimarbeit aber erst einmal eine gegenseitige Vereinbarung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern.

Welche Arbeitszeiten gelten im Home Office? Pfeil

Beim Arbeiten von zu Hause aus gelten die gleichen Regeln wie beim Arbeiten im Unternehmen. Das Arbeitszeitgesetz regelt alle wichtigen Aspekte der beruflichen Zeitplanung. Wichtig ist zu erwähnen, dass die Dokumentationspflicht der Arbeitszeit auch im Home Office gilt. Hier sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine gemeinsame Regelung finden.

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